Leitfaden, Stand Juli 2026

Regeln zur Arbeitszeiterfassung in der Schweiz

1. Die rechtliche Grundlage

In der Schweiz ist die Erfassung der Arbeitszeit nicht freiwillig. Sie wird durch das Arbeitsgesetz (ArG) und die Verordnung 1 dazu (ArGV 1) vorgeschrieben. Artikel 46 ArG verpflichtet jeden Arbeitgeber, Unterlagen zu führen, mit denen die Behörden die Einhaltung des Gesetzes prüfen können. Die Artikel 73, 73a und 73b ArGV 1 legen dann genau fest, was erfasst werden muss und welche Vereinfachungen erlaubt sind. Das Ziel ist einfach, nämlich sicherzustellen, dass Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen innerhalb der gesetzlichen Grenzen bleiben.

2. Wer die Arbeitszeit erfassen muss

Grundsätzlich muss die Arbeitszeit für jede Person erfasst werden, die dem Arbeitsgesetz unterstellt ist. Es gibt nur wenige Ausnahmen.

Die meisten Angestellten in der Privatwirtschaft sind unterstellt, und ihre Zeit muss erfasst werden.
Leitende Angestellte mit echter Entscheidungsbefugnis über den Betrieb sind ausgenommen (Art. 3 lit. d ArG).
Einige Branchen und Situationen, etwa die Landwirtschaft oder Familienangehörige des Arbeitgebers, haben eigene Sonderregeln.

3. Was eine vollständige Zeiterfassung enthalten muss

Bei der systematischen Erfassung nach Artikel 73 ArGV 1 müssen die Unterlagen so vollständig sein, dass eine Kontrolle möglich ist. In der Praxis müssen daraus folgende Angaben hervorgehen.

Personalien der Mitarbeitenden, die Art der Beschäftigung sowie Ein- und Austrittsdatum.
Beginn und Ende jeder Arbeitsphase sowie der Pausen von einer halben Stunde und mehr.
Die täglich und wöchentlich geleistete Arbeitszeit, einschliesslich Überzeit und Ausgleichsarbeit.
Die gewährten Ruhetage und allfällige Ersatzruhetage.
Gesetzlich geschuldete Lohn- oder Zeitzuschläge, zum Beispiel für Nacht- oder Sonntagsarbeit.

4. Vereinfachte Zeiterfassung

Mitarbeitende, die einen namhaften Teil ihrer Arbeitszeit selber festlegen können, dürfen nach Artikel 73b ArGV 1 eine vereinfachte Erfassung vereinbaren. Das reduziert den Aufwand, hebt die Erfassungspflicht aber nicht auf.

Erfasst werden muss nur die täglich geleistete Arbeitszeit.
Für Nacht- und Sonntagsarbeit sind Beginn und Ende weiterhin nötig.
In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden genügt eine individuelle schriftliche Vereinbarung.
Grössere Betriebe brauchen eine kollektive Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung oder der Mehrheit der Belegschaft.
Die Arbeitsbelastung muss einmal pro Jahr besprochen und dieses Gespräch dokumentiert werden.
Mitarbeitende können jederzeit zur vollständigen Erfassung zurückkehren, und der Arbeitgeber muss dann ein geeignetes Instrument bereitstellen.

5. Verzicht auf die Zeiterfassung (Vertrauensarbeitszeit)

In engen Grenzen können Mitarbeitende nach Artikel 73a ArGV 1 vollständig auf die Zeiterfassung verzichten. Das ist nur möglich, wenn alle folgenden Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind.

Ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) in der Branche lässt den Verzicht zu und sieht Massnahmen zum Gesundheitsschutz vor.
Die Person verfügt über eine grosse Autonomie und kann ihre Arbeitszeit mehrheitlich selber festlegen.
Das Bruttojahreseinkommen liegt über 120'000 Franken, inklusive Boni.
Die Person unterschreibt eine individuelle, schriftliche Verzichtserklärung, die jedes Jahr widerrufen werden kann.

6. Wie lange die Unterlagen aufbewahrt werden müssen

Die Zeiterfassung und die dazugehörigen Unterlagen müssen mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Das kantonale Arbeitsinspektorat kann bei einer Kontrolle Einsicht verlangen, deshalb müssen die Daten während dieser ganzen Zeit vollständig und verfügbar bleiben.

7. Die Arbeitszeitgrenzen hinter der Erfassung

Die Zeiterfassung dient dazu, die zentralen Grenzen des Arbeitsgesetzes nachzuweisen. Die wichtigsten sind die folgenden.

Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 45 Stunden für Büropersonal, technische Angestellte und grössere Detailhandelsbetriebe, und 50 Stunden für alle übrigen Branchen.
Mitarbeitende haben Anspruch auf eine tägliche Ruhezeit von mindestens 11 zusammenhängenden Stunden.
Pausen sind gesetzlich vorgeschrieben, 15 Minuten bei mehr als 5,5 Stunden Arbeit, 30 Minuten bei mehr als 7 Stunden und 1 Stunde bei mehr als 9 Stunden.
Nacht- und Sonntagsarbeit brauchen in der Regel eine Bewilligung und lösen Lohn- oder Zeitzuschläge aus.

8. Wie Zytbox bei der Einhaltung hilft

Zytbox ist auf diese Schweizer Regeln ausgelegt, sodass die Einhaltung zum Normalfall wird und keine Zusatzarbeit bedeutet.

Es erfasst Beginn, Ende und Pausen jedes Arbeitstags und summiert die täglichen und wöchentlichen Stunden automatisch.
Es unterstützt die vollständige und die vereinfachte Erfassung, damit Sie das Modell pro Team wählen können.
Es speichert Ihre Daten über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist und hält sie für eine Kontrolle bereit.
Es weist frühzeitig auf Überzeit und Probleme bei den Ruhezeiten hin, bevor daraus Verstösse werden.

9. Dies ist keine Rechtsberatung

Dieser Leitfaden gibt einen verständlichen Überblick und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für verbindliche Angaben beachten Sie bitte die offiziellen Texte des Arbeitsgesetzes (ArG) und der Verordnung 1 (ArGV 1), oder wenden Sie sich an Ihr kantonales Arbeitsinspektorat oder das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO).